لمحة عامة دورة مراقبة الوثائق وإدارة السجلات
في دورة مراقبة الوثائق وإدارة السجلات، سيتعلم المشاركون ادارة الوثائق والسجلات وسيكتشفوا أسباب عدم كفاءة عمليات الوثائق، مما يعمق فهمهم لتأثيرها على سير العمل. بموجب هذه الإبحارات، سينغمس المشاركون في مجموعة دقيقة ومختارة بعناية من أفضل الممارسات، مما يمكّنهم من تصميم استراتيجيات شركات فعّالة من حيث التكلفة وتوجهاتها نحو المستقبل. من خلال تبني هذه الممارسات، سيقود المشاركون عملية التحول نحو المكاتب الخالية من الورق، مما يوفر ليس فقط الموارد، بل يحمي أيضًا نزاهة الوثائق ويضع منظماتهم على مسار المستقبل
المنهجية دورة مراقبة الوثائق وإدارة السجلات
تعتمد منهجية هذه الدورة التدريبية على عروض تقديمية من قِبَل المدرب، ومقاطع فيديو، وأعمال جماعية لشرح مفاهيم التحكم في المستندات الرئيسية
أهداف دورة مراقبة الوثائق وإدارة السجلات
- التعرف على العوامل الأساسية التي تسهم في عدم الكفاءة داخل عملية التوثيق
- إستخدام أساليب مثبتة لإدخال استراتيجية فعّالة من حيث التكلفة ومستدامة للمستقبل للتوثيق تساعد في تحقيق مكتب خالٍ من الورق
- تنسيق عمليات إدارة التغيير المتعلقة بالتوثيق، باستخدام المعرفة من تحليلات الشركات لإدارة المحتوى المؤسسي (ECM) وإدارة السجلات والمعلومات (RIM)
- تطوير مفهوم شامل لحالات التوثيق التقني الهامة من وجهات نظر متعددة
- نشاء وتنفيذ عملية مشروع التوثيق من البداية إلى الانتهاء وفقًا للإجراءات المعتمدة
الفئات المستهدفة لتعلم ادارة الوثائق والسجلات
هذه الدورة مصممة لكل من يحتاج إلى تنفيذ وتدبير أي نوعٍ من المستندات؛ بما في ذلك ، على سبيل المثال لا الحصرعلى المستندات المتعلقة بالمشتريات أوالمستندات التشغيلية أو الإدارية أو القانونية
الكفاءات المستهدفة
- مراقبة الوثائق
- إدارة السجلات
- تصميم السياسات
- إدارة المشاريع
- مراقبة الجودة
وضع الإجراءات والقوالب والنماذج القياسية
- استخدام نظام إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) كمرجع في الاقتراحات والتوجيهات والتنفيذ حسب معايير ISO
- إنشاء نظام إدارة المستندات، بما في ذلك إنشاء ومراجعة وموافقة وحفظ ونشر المستندات الداخلية
- إنشاء خريطة العمليات والإجراءات الفعالة وتعليمات العمل
- تدريب موظفي الإدارات وتدريب المدرب
متطلبات مراقبة الوثائق
- تحدي أنظمة إدارة المستندات الحالية أو القديمة
- الحفاظ على والاحتفاظ بوثائق المشروع وهندسة الاحتفاظ بها
- مراجعة هيكل ومكونات مكتبة البيانات
- فهرسة وترقيم الوثائق
"Going paperless"
- اقتراحات EDMS; المزايا والعيوب في استخدام تطبيق داخلي أو تطبيق جاهز من خارج الشركة
- فوائد إنشاء نظام مراقبة الوثائق
- من البداية إلى النهاية "Going paperless"
- الوفاء بالالتزامات التعاقدية ومتطلبات أصحاب المصلحة
- التحكم في التعديلات، وتغييرات التصميم، والعلامات التوضيحية
- حفظ المشروع للمستندات القديمة وحلول الأرشفة بما في ذلك منع فقدان البيانات
سياسات وإجراءات مراقبة الوثائق
- إدارة المستندات الموحدة
- تطوير سياسة مراقبة الوثائق
- تنفيذ سياسة الوصول إلى المستندات
- إنشاء درجات متعددة من التحكم لأنواع مختلفة من المستندات
- تتبع إصدارات الوثيقة
- إنشاء سياسات الاحتفاظ بالمستندات
تخزين الوثائق
- إنشاء موقع تخزين مركزي للمستندات
- إنشاء مستويات التحكم لأنواع مختلفة من المستندات
- توفير آلية لتتبع إصدارات الوثيقة
- استخدام اصطلاح تسمية ثابت للمستندات
- التأكد من فهم جميع أصحاب المصلحة للسياسة ونطاقها
- استرجاع وأرشفة الوثائق
الجودة والامتثال
- تحسين جودة البيانات
- تعزيز الامتثال
- ما هي إدارة المعلومات؟
- تنفيذ العمليات الآلية لمشاركة البيانات
- تحديد عملية التقاط المعلومات
نوفر العديد من الدورات في مجال جميع الدورات التدريبية إدارة البيانات وذكاء الأعمال استكشف الان